Inventario de gomas nuevas y usadas en la gomera

Cómo llevar el rack de una gomera en Puerto Rico: filas con nombre, qué se anota de cada goma nueva y de cada usada, y cómo saber qué medida rota de verdad.

El rack no se organiza por marca. Se organiza por medida, porque el cliente que se baja del carro a las once de la mañana no pregunta por una marca: pregunta si usted tiene una 225/65R17 y cuánto le cuesta. Contestar eso en veinte segundos es el negocio completo. Todo lo demás que se hace con el inventario existe para sostener esa respuesta.

Póngale nombre al espacio antes de mover una goma

Camine el taller con una libreta y bautice cada fila antes de acomodar nada. Letras para las filas, A hasta F, y números para las posiciones dentro de cada fila, del uno al cuatro. B2 quiere decir fila B, posición dos. Cualquiera lo entiende sin que usted esté parado al lado explicándolo.

Para la goma usada use una letra aparte. De U1 a U16 alcanza de sobra en una gomera de una a tres rampas. Pegue el mapa en la pared, escrito a mano si hace falta.

El sistema tiene que sobrevivir a la memoria de una sola persona. Si usted amanece enfermo un martes y el técnico que sabe dónde está todo se fue para Orlando, el taller vende igual ese día. Esa es la prueba de verdad. Un rack que solo funciona cuando el dueño está presente no es inventario, es un recuerdo compartido.

Nuevas y usadas nunca comparten fila

Esto no es manía de orden. Una goma usada carga datos que una nueva no lleva, y cuando están revueltas alguien termina vendiendo una cosa por la otra en una tarde de mucho trabajo.

Separe físicamente los dos bloques. Que un empleado nuevo pueda mirar el taller y saber, sin preguntar, cuál es cuál. Si el espacio es apretado, use una línea de pintura en el piso o una cinta amarilla en la estiba. Cuesta cinco dólares y resuelve una confusión que cuesta mucho más.

La separación también le ordena la revisión semanal. Cuando usted repasa el bloque de usadas, ya sabe que todo lo que está ahí necesita ojo: profundidad, costado, talón y fecha.

Lo que se anota de una goma usada

Cuatro campos que la goma nueva no necesita:

• Profundidad de dibujo en 32avos, medida con calibrador y no calculada a ojo.
• Grado propio del taller, A, B o C, con un criterio escrito que no cambie según el ánimo del día.
• Origen del lote: de dónde salió, de qué compra, en qué fecha entró.
• Código DOT completo, los cuatro dígitos de semana y año.

Ese último campo es el que más se salta la gente y el que más caro sale. Si usted no anota el DOT al momento de recibir la goma, dos meses después nadie va a rodar la estiba para buscarlo. La guía del código DOT y la edad de la goma explica qué hacer cuando ese número está borrado o incompleto, que en goma usada pasa más de lo que uno quisiera.

Lo que se anota de una goma nueva

Aquí la lista es más corta y más aburrida, y por eso se descuida. Medida, marca, modelo, costo, cantidad y fila. Nada más.

El único campo que la gente olvida es el costo real, con flete incluido. Cuando usted pone el precio de venta sobre el costo de factura y el flete queda por fuera, todo el margen de ese lote sale mal calculado. Se nota tres meses después, cuando el banco no cuadra con la libreta.

Anote también la fecha de entrada de las nuevas. Una goma nueva que lleva dos años en el rack sigue envejeciendo dentro de la caja, y esa fecha es la que le avisa antes de que se le vuelva un problema.

Rotación: qué se mueve y qué está cogiendo polvo

Un rack con cincuenta gomas donde ocho medidas hacen el ochenta por ciento de las ventas es un rack normal. El trabajo consiste en saber cuáles son esas ocho.

Revise una vez al mes cuántas unidades salieron por medida. No hace falta un reporte bonito: una lista de medidas con el número de salidas al lado le dice todo. Las de arriba se reponen sin pensarlo. Las que llevan noventa días sin moverse bajan de precio, se ofrecen al cliente que pide algo parecido, o se mandan a chatarra si son usadas ya marginales.

En la isla hay medidas que se mueven distinto según el pueblo. En zonas de mucha guagua de trabajo la LT265/70R17 sale sola; en un área de carros compactos esa misma medida se queda parada seis meses. Su lista de ocho no es la misma que la de la gomera del pueblo de al lado, y copiarla no sirve.

Precios a la vista y lo que pide el DACO

El precio marcado no es un adorno del inventario. En Puerto Rico el DACO fiscaliza cómo se rotula el precio al consumidor y cómo se atiende una querella cuando el cliente entiende que le cobraron distinto a lo anunciado. Si usted anuncia una medida a un precio, ese precio tiene que aguantar en el mostrador.

Eso empuja hacia el inventario. Cuando el precio vive en el registro de cada goma y no en la cabeza del que atiende, el número que se dice por teléfono, el que aparece en línea y el que sale en el recibo son el mismo número. Las cantidades y las reglas vigentes se confirman en el portal del DACO, porque cambian por orden administrativa y ninguna guía debe ser su fuente para eso.

El conteo, y por qué casi siempre falla

Si el conteo mensual le sale con diferencias grandes, no cuente más veces. Arregle la entrada.

Casi todas las diferencias nacen el día que llegó el camión y nadie registró las gomas en el momento. Se descargaron, se apilaron y se dejó el papel para después. Después nunca llega. La guía general del conteo de inventario tiene el procedimiento de cierre; la parte que le toca a usted todos los días es más simple: nada entra al rack sin quedar registrado primero.

La misma regla aplica a la salida. Una goma que sale montada en un carro y no se descuenta ese mismo día es una goma que su sistema va a seguir ofreciendo por teléfono durante dos semanas.

Dónde ayuda el programa y dónde no

Ningún programa levanta una estiba ni mide una profundidad. Lo que sí hace es quitarle el trabajo de teclear y ponerle la búsqueda en la mano.

DuroBay registra medida, condición, profundidad, grado, DOT y fila en un solo paso, y la foto del costado rellena medida, marca y DOT sin escribir. Busca aunque el cliente diga la medida como le dé la gana. Si usted está comparando opciones, la guía de qué necesita un taller pequeño tiene la lista corta para evaluar cualquiera de ellas, y en las guías de Puerto Rico están las demás.

Empiece por el rack de todos modos. Un sistema de letras y números en la pared, sin ningún programa, ya le devuelve la mitad del tiempo que hoy se va caminando.